گردش كار (Workflow):
اكثر كسب و كارها، فرآيندهاي مرتبط با فعاليتهايي تخصصي خود دارند و نوعا مراحل اين فرآيندها بصورت مستند شده وجود دارد.گردش كار با وظايف مختلفي كه كارمندان بايد روي فعاليتهاي كسب و كار تكميل نمايند سر و كار دارد كه اغلب اين وظايف با يك نظم خاص رخ مي دهند. گردش كار در شيرپوينت روي اسناد و موارد يك ليست تمركز دارد.اگر چه اين مهم است به ياد داشته باشيم كه اسناد واقعي ممكن است بيانگر يك فرآيند بزرگ انساني مانند درخواست استخدام و يا درخواست مرخصي باشد.
مساله فارسي سازي روي گردش كار:
نكته مهم در اين خصوص اين است كه هنگام نصب Language Pack فارسي روي شيرپوينت، گردش كارهاي استاندارد موجود در آن ممكن است با مشكل مواجه شوند و شايد لازم باشد گردش كارها در شيرپوينت را از طريق ساير راههاي توليد گردش كار، ايجاد نمائيد.
فرآيند گردش كار:
در نسخه 2003 شيرپوينت يك موتور گردش كار خودكار وجود نداشت و اين بدين معني است كه سازمانها براي مديريت فرآيندهاي تجاري خود مي بايست از يك راه حل نرم افزاري ديگر (Third Party) استفاده نمايند.اما در نسخه شيرپوينت 2007 بر اساس Windows Workflow Foundation كه بستر گردش كار مايكروسافت مي باشد از گردش كار خودكار حمايت مي نمايد.
از آنجا كه گردش كار، فرآيندهاي تجاري را با فعاليتهاي طبيعي انساني همسو مي سازد قسمت مهمي از مديريت اسناد مي باشد و اگر صحيح بكار گرفته شود مي تواند وظايفي كه به افراد وابستگي شديد دارد را خودكار سازي نمايد و به افراد تيم اجازه دهد تا بتوانند پيشرفت پروژه ها را رديابي نمايند و تمام اعضاي تيم را از كارهايي كه انجام مي شود آگاه و باخبر نگاه دارند.
بعبارت ديگر با استفاده از گردش كار مي توان رويه هاي كاري را روي ليستها، اسناد و اطلاعات يك سازمان اعمال نمود و با تشريك مساعي روي اطلاعات، فعاليتهاي سازماني و پروژه اي را تكميل نمود.
فرآيندهاي تجاري از طريق Work Flow به مراحل (Steps) هاي مختلفي شكسته شده تا كاربران با توجه به آن فعاليتهاي تجاري را تكميل نمايند (مانند تائيد يك محتوي، ارجاع يك سند به فرد ديگر، اخذ نظر راجع به يك موضوع و يا امضاي يك سند). اين اتوماسيون موجب كاهش عمليات دستي، كاهش خطا در ورود اطلاعات و جلوگيري از مفقود شدن اسناد مي شود.مراحل گردش كار با توجه به پيچيدگي نياز سازمان مي تواند ساده و يا پيچيده باشد و اين مهم است كه در طراحي گردش كار تمام محدوديتها و ارتباطات سيستمي و ملاحظات آنها در نظر گرفته شود.قالبهاي عمومي گردش كار موجود در شيرپوينت استفاده از گردش كار را بسيار آسان مي نمايد و همچنين در صورت نياز با استفاده از نرم افزارهاي SharePoint Designer و يا Visual Studio 2005 or 2008 مي توانيد گردش كارهاي اختصاصي را طراحي نمود.
گردش كار در شيرپوينت با مديريت وظايف يا ليست وظايف (Task List) ارتباط تنگاتنگي دارد و از اين طريق نيز مي توان وظايف را ارجاع نمود.
انواع گردش كار در شيرپوينت:
· گردش كار سريال يا نوبتي: در اين نوع گردش كار، كاربران در يك لحظه روي يك مورد با يكديگر مشاركت خواهند داشت و هيچ مرحله اي قابل جابجا شدن نيست مانند گردش فرآيند مرخصي ( ثبت درخواست، ارسال براي مدير مستقيم، تائيد و ارسال براي بخش اداري و در نهايت براي مالي و ليست حقوق)
· گردش كار موازي يا همزمان: در اين نوع گردش كار، چندين كاربر در يك زمان با مراحل منحصر بفردي كه تعريف شده اند با يكديگر همكاري و مشاركت مي نمايند. مانند يك فرآيند بازنگري هنگامي كه گروه تحقيق و توسعه يك گزارش جديد را جهت اخذ بازخوردها و پيشنهادها به جريان مي اندازد.مديران به هر طريقي كه ترجيح دهند پاسخ مي دهند و يا اصلا شركت نمي نمايند.در پايان گروه تحقيق و توسعه با توجه به بازخوردها و پيشنهادها، گزارش خود را بروز مي نمايد.
الگوهاي گردش كار:
1- Collect Feedback:
جمع آوري پيشنهادها و بازخوردها در خصوص يك سند يا يك item مشخص
2- جمع آوري امضاء (Collect Signatures):
اين الگوي گردش كار جهت استفاده از امضاي الكترونيكي در اسنادي كه با برنامه هاي كاربردي آفيس سازگار هستند طراحي گرديده است.
3- تائيد (Approval):
گردش كارهايي كه نياز به بررسي فرد يا يك تيم جهت تائيد دارد.
4- تغيير وضعيت تائيد(Disposition Approval):
براي گردش كارهايي كه بايد تعيين كنند، محتوي، چگونه و چه زماني منقضي خواهند شد.
راههاي ايجاد گردش كار:
· گردش كارهايي كه مبتني بر ليست هستند و منحصرا با يك ليست خاص كار مي كنند و نياز مجدد به استفاده از آنها بصورت الگو در ساير جاها نيست مي توانند در SharePoint Designer ايجاد شوند.مانند فرآيند خريد در سازمان كه بوسيله آن تمام درخواستهاي خريد توسط يك ليست كه بخش خريد سازمان مسوول آن است رديابي مي شود و براي ايجاد آن از امكانات الگوهاي موجود در Designer استفاده نمود و يا آنها را متناسب با نياز سازمان سفارشي سازي نمود.
· الگوهاي قابل استفاده در سراسر شيرپوينت توسط ابزارهاي توسعه اي و يا Windows Workflow Foundation ايجاد مي شوند.