WSS (Windows SharePoint Services) چیست؟

WSS3 بعنوان یک تکنولوژی فراگیر و مجانی در Windows 2003 و Small Business Server 2003 آورده شده است تا سازمانها و واحدهای تجاری در تمام اندازه ها بتوانند کارایی فرآیندهای تجاری خود را افزایش دهند و بهره وری تیمی را توسعه و بهبود دهند.این سرویس شامل هسته های عملیاتی برای مدیریت اسناد DM (Document Management) و محیطهای همکاری و تعاملی (Collaboration) مانند کتابخانه اسناد (Document Library) و لیستها (Lists) و سایر ابزارهای پایه ای می باشد.

کاربران با استفاده از WSS می توانند بدون استفاده از منابع فنی و تکنیکی برنامه های کاربردی تحت وب ساده را تولید نمایند و یا حتی با استفاده از قالبهای آماده ساخت سایت، سایتهای دلخواه را بسازند و تصاویر، اسناد و اطلاعات خود را بسادگی و در چند دقیقه ارائه دهند.همچنین یکپارچگی با محیط آشنای مایکروسافت آفیس (Word, Excel, Outlook,…) نیز امکانات خوبی در اختیار کاربران می گذارد.

ابزارهای تعاملی و همکاری (Collaboration) می تواند ارتباط بین سازمانها و مرزهای جغرافیایی را حفظ نماید و دسترسی به اطلاعات و اسناد مورد نیاز آنها را در یک محیط کاملا آشنا و یکپارچه شامل آفیس را در اختیار آنها قرار دهد.WSS3 بسیار سریع و آسان گسترش می یابد و کاربران می توانند محیط های کاری(workspaces) را بسازند و ضمن ذخیره سازی، منتشر نموده، به اشتراک گذارند و اطلاعات، گردش کار و فرآیندها، اسناد را ردیابی نمایند.

این سرویس همچنین بسترهای پایه ایی جهت ساخت برنامه های کاربردی تحت وب که توجیه اقتصادی خوبی به ارمغان می آورند را در اختیار سازمانها می گذارد که به آسانی در مقابل نیازها و تغییرات قابل انعطاف و توسعه پذیرند.

کنترل های مدیریتی بسیار توانمند برای مدیریت ذخایر اطلاعاتی و زیربنای وب، یک راه حل اقتصادی جهت مدیریت یک محیط همکاری با عملکرد بالا در اختیار بخش فناوری اطلاعات سازمانها قرار می دهد.

نقشWSS در سازمانها:

WSS3 حمایت و پشتیبانی لازم از برنامه نویسان جهت مدیریت سرور و توسعه برنامه های کاربردی و ایجاد محیطهای همکاری را ارائه می دهد و به وسیله موارد زیر به سازمانها کمک می نماید:

1-     ارتباط بین تیم ها را حفظ نموده و بهره وری آنها را بوسیله دسترسی به اشخاص، اسناد، و اطلاعات مورد نیاز افزایش می دهد.

2-     راهکارهای همکاری از طریق ابزارهای روزمره و آشنا خیلی آسان توسعه پیدا می کنند.

3-     پرسنل فناوری اطلاعات سازمانها منابع اطلاعاتی را با استفاده از زیرساختهای توسعه پذیر، ابزارها و سرویسهای مدیریتی قدرتمند به آسانی مدیریت، کنترل و امن سازی می نمایند.

4-     کارایی فرآیندهای تجاری از طریق بکارگیری بسترهای قابل توسعه و ساخت برنامه های کاربردی فراگیر و راهکارهای گردش کار افزایش می یابد.

5-     خدمات بستر WSS3 با ویژگیهای توسعه امنیت، مقیاس پذیری، قابل اطمینان بودن و امکانات با عملکرد بالا را به MOSS 2007 ارائه می دهد.این خدمات روی بستر زیر اجرا می شود :

1.    Storage
2.    Management
3.    Deployment
4.    Site Model
5.    Extensibility

عملیات مدیریتی WSS روی اسناد:

WSS عملیات مدیریتی زیر را جهت مدیریت اسناد در اختیار می گذارد:

1-     مدیریت نسخه های اصلی و فرعی اسناد (Major and minor versioning)

2-     تحویل گرفتن و عدم امکان ویرایش یک نسخه از اسناد هنگام ویرایش توسط فرد دیگر و تحویل دادن آن پس از اتمام ویرایش(Check-in/check-out document locking)

3-     امکان تعریف اطلاعات جانبی (لازم و اضافی) بصورت توصیفی برای اسناد جهت بهتر جستجو شدن و یا قابلیت دسته بندی و همچنین تهیه نماهای دلخواه و سایر مواردی که آن اسناد بهتر شناسایی شوند. این اطلاعات باعث غنای اسناد با توجه به نیاز سازمان خواهند شد ( Rich descriptive metadata).

4-     گردش کار (Workflow)

5-     سیاستهای مبتنی بر نوع محتوی (Content type–based policies)

6-      رسیدگی و بازبینی (Auditing)

7-     ارائه دسترسی بر اساس نقش های کاربری به اسناد، پوشه ها و ... (Role-based-access)

امکانات عمده WSS3 :

1-     همکاری و تعامل بیشتر روی اسناد و وظایف

1-1-          به اشتراک گذاری اسناد و اطلاعات

1-2-          مدیریت اسناد ( Check in / Check out قبل از ویرایش، ردیابی اسناد، ممیزی و بازبینی اسناد، بازگرداندن نسخ قبلی اسناد و ...)

1-3-          تنظیم سطوح دسترسی اسناد (‌ حتی یک سند خاص در یک مجموعه)

1-4-          لیستهای ردیابی وظایف پیشرفته و سیستمهای هشداردهی جهت بروزنگهداری اطلاعات و اعلان وظایف جاری

1-5-          قالبهای آماده جهت تولید سایتهای Wiki ، Weblog جهت اشتراک سریع و آسان اطلاعات

 

2-       کاهش استفاده از منابع به جهت مجانی بودن WSS3 روی Win2003

2-1-          راه اندازی آسان سایتهای همکاری و به طبع آن تمرکز روی منابع مهارتی (شناسایی مهارتها در سازمان) سازمان و توسعه وظایف مهم

2-2-          استقرار سریع تم های حرفه ای برای سایت

2-3-          سفارشی سازی فضا های کاری که بصورت تم های از قبل آماده فراهم شده است جهت بیشتر فرآیندهای تجاری مشترک مانند گردش کار

2-4-          استفاده از امکانات یکپارچگی با محصولات آفیس

3-       بهبود در کنترل اطلاعات تجاری مهم سازمان

3-1-          کنترل های مدیریتی هم بصورت تحت وب و هم بصورت خط فرمان (Command Line) جهت اعمال سیاستهای مدیریتی، قوانین و مقررات، مدیریت محتوی، پشتیبانی و تهیه نسخ پشتیبان.

3-2-          کنترل بیشتر روی زیرساختهای شرکت و نیاز کمتر به نیروی متخصص فناوری اطلاعات جهت مدیریت امنیت اطلاعات

3-3-          امکانات پیشرفته مدیریتی جهت اعمال سیاستهای دسترسی

4-       پذیرش وب بعنوان یک محیط همکاری و تعامل

4-1-          ایجاد سایتهای همکاری بعنوان مخازن مرکزی جهت تولید، مدیریت و به اشتراک گذاری اسناد توسط تیم ها

4-2-          ایجاد، اتصال و سفارشی سازی مجموعه ای از برنامه های کاربردی تجاری جهت سنجش نیازهای سازمانی

4-3-          استفاده از ابزار SharePoint Designer ( نسخه جدید FrontPage 2003) جهت سفارشی سازی و ثبت برند تجاری دلخواه در برنامه های کاربردی و سایتها