مزيت استفاده از كتابخانه ها :

يكي از راه حلهايي كه در حالت عادي بخواهيم اسناد سازماني شامل انواع قالبهاي متفاوت اطلاعاتي را جهت استفاده كاربران به اشتراك بگذاريم اين است كه آنها را بصورت فولدرهاي تو در تو دسته بندي كرده و با توجه به سطوح دسترسي كه روي فولدرها و يا فايلها (با استفاده از امكانات ويندوز و ساير برنامه هاي كاربردي ديگر ) اعمال مي كنيم آنها را روي يك فايل سرور در اختيار كاربران قرار دهيم.حال اين راه را با راه حل مديريت اسناد شيرپوينت مقايسه نمائيد.

ستونهاي سفارشي:

در شيرپوينت با استفاده از ستونهاي سفارشي مي توانيد اطلاعات زيادي را همراه يك سند ذخيره نمائيد تا هنگام جستجوي سند مورد نظر بر اساس آنچه شما مي خواهيد يافتن و دسترسي به سند امكانپذير شود.اين ستونها را مي توان تحت عنوان Meta Data استفاده نمود.همچنين اعمال سطوح دسترسي با استفاده از مكانيزمي با قابليت مديريت بسيار پيشرفته و آسان انجام خواهد شد.مثالي از ستونهايي كه مي توان بدلخواه براي اسناد تعريف نمود به شرح زير مي باشد :

·         وضعيت سند (Status) كه مي تواند حالات اوليه Not Started، درجريان In Progress، مورد بررسي In Review و پيش نويس نهايي Final Draft را داشته باشد.

·         كاربر (Client)

·         پروژه (Project) كه مشخص كند اين سند مربوط به كدام پروژه يا طرح است و به جهت حفظ يكپارچگي و حذف افزونگي از يك فهرست مشترك نام پروژه يا طرحها قابل انتخاب باشد.

·         نوع پروژه (Project Type) قابل انتخاب از فهرست انواع پروژه.

·         سررسيد (Due Date) موعد يا تاريخي جهت آگاهي از مهلت.

·         واگذار شده به (Assign To) جهت مشخص شدن فردي كه به او واگذار يا ارجاع شده است.

·         مالك يا صاحب (Owner) سند.

مزاياي استفاده از ستونهاي سفارشي:

حال بر اساس چنين اطلاعاتي موارد زير بسيار ارزشمند خواهد بود:

2.1   يافتن سند

2.2   تعريف گردش كارهاي دلخواه

2.3   اعمال فيلتر

2.4   تهيه نماهاي دلخواه

2.5   تهيه گزارشهاي دلخواه

2.6   مرتب سازي

2.7   استفاده مجدد فهرستها و ستونهاي اشتراكي در ساير كتابخانه ها و ليستها در محدوده سايت

2.8   تهيه راهنماها و توضيحات براي اسناد

مهمترين جنبه هاي كتابخانه هاي اسناد:

1-                   ايجاد و بارگذاري اسناد

2-                   تحويل گرفتن و تحويل دادن اسناد (Check in / Check out)

3-                   مديريت تاريخچه نسخه ها (Version History)

4-                   بازگرداندن نسخه هاي قبلي اسناد (Restore Versions)

5-                   كار با اسناد بصورت Offline

6-                   استفاده از انواع مختلف كتابخانه هاي اسناد

نكات مهم در كتابخانه ها:

·                       امكان Check in / Check out باعث مي شود هنگام انجام ويرايش روي يك سند، آن سند با توجه به سطوح دسترسي تعيين شده در اختيار قرار مي گيرد تا از بروزرساني همزمان و بروز مشكل جلوگيري بعمل آيد.

·                       مي توان يك الگوي سفارشي شده از كتابخانه هاي اسناد جهت استفاده مناسب در فرآيند كسب و كار تهيه و حتي مشخصات و امكانات آن را نيز بصورت سفارشي شده طراحي نمود.

·                       كتابخانه هاي اسناد مي توانند اسناد را بصورت پوشه هاي ويندوز (Explorer view) ارائه دهند:

·                       به اشتراك گذاري اسناد (Sharing)، اعمال سطوح دسترسي، ايجاد گردش كارهاي دلخواه روي اسناد (Workflow) و سناريوهاي مديريت محتوي از ديگر امكانات كتابخانه هاي اسناد مي باشد.

·                       انواع مخازن جهت ذخيره انواع فايلها مانند فايلهاي ارائه (presentations)، تصاوير، آرشيوها (archives) و يا صفحه گسترده (spreadsheets) وجود دارد.

·                       فايل هاي ممنوعه يا Blocked File فهرستي از انواع فايلهايي است كه مدير پورتال، امكان استفاده از آنها را مجاز نمي داند و اين قابليت به مدير پورتال اجازه مي دهد تا روي انواع دلخواه و مجاز فايلها در محدوده Farm سرورها، محدوديت اعمال نمايد.بعنوان مثال مي توان فايلهايي كه ريسك امنيتي شبكه را بالا مي برند ( فايلهاي exe, …) را در ليست ممنوعه قرار داد.

·                       با توجه به نگهداري نسخ و وجود تاريخچه نسخه هاي يك سند(Version History)، مي توان نسخه دلخواه هر سند را در زمان دلخواه بازگرداند (Restore) و اين كمك شاياني به مدير پورتال خواهد بود.همچنين نسخه نمايش داده شده و تمام نسخ قبلي قابل دسترس خواهند بود. تنظيمات نسخه بندي با توجه به شكل زير قابل انجام خواهد بود:

·                       نسخه اصلي(Major) سند در اختيار همه كاربران و نسخه فرعي (Minor) سند فقط در اختيار ايجاد كننده سند و گروه تائيد كننده سند مي باشد و اين باعث مي شود تا امكان ويرايش قبل از انتشار  سند براي گروهي كه روي سند كار مي كنند فراهم شود.همچنين مي توان با استفاده از تاريخچه نسخه ها، نسخه دلخواه را بعنوان نسخه اصلي قابل انتشار بازگرداني (Restore) نمود.

·                       نماي مرورگر ويندوز (Windows Explorer) محيطي شبيه به پوشه ويندوز جهت مديريت فايلها و اسناد در اختيار مي گذارد.

·                       منوي Document contextual menu امكانات بسيار مناسبي در اختيار مي گذارد.