مدیریت مدارک یا اسناد الکترونیکی :

امروزه اسناد جزء دارائی هایی های یک سازمان دارای ارزش می باشند و مدیریت آنها می تواند نقش بسزایی در دسترسی آنها و نهایتا افزایش بهره وری و سایر پیشرفتهایی از این دست داشته باشد که از حوصله این سند خارج است.

مدیریت اسناد در سازمانها می تواند تعریف های بسیار متفاوتی داشته باشد و هر کس انتظارات خاصی از مدیریت اسناد و امکانات یک Document Management System داشته باشد.

در بعضی سازمانها شاید نگاه مدیریت اسناد این باشد که از لحظه ورود یک سند به سازمان ( کاغذی، ایمیل، فایل و ...) نیاز باشد سند بصورت الکترونیکی و با فرمت خاص (OCR, ICR , …) ، ضمن تعریف یک سری مشخصات و خصوصیات در سیستم مدیریت اسناد ذخیره شده و بر اساس یک ساختار تعریف شده، بتوان روی سند گردش کار تعریف نمود و سند را اجاع نمود و ضمن این کار، فعالیتی را به فردی واگذار نمود و سلسله ارجاعات و ردیابی ها در هر مرحله را ثبت نمود.همچنین امکانات جستجو بر اساس خصیصه های تعریف شده، امکانات آرشیو، مدت انقضاء، مرکز رکورد برای اسنادی که قابلیت حقوقی و قضایی دارند و ... را نیز داشت.

ارائه مدارک و اسناد به موقع و در زمان مشخص به فرد یا افراد مورد نظر در یک بستر سهل الوصول از اهداف اصلی این امکان می باشد.

شاخص های ارزیابی سیستم مدیریت اسناد بطور کلی شامل موارد زیر می باشد:

• نحوه ایجاد و ذخیره سازی و نگهداری اسناد (Storage)
• نحوه پر کردن اطلاعات ضمیمه (Meta Data) جهت استفاده بهنگام جستجو
• نحوه بازیابی اسناد و نحوه یافتن و دسترسی به اسناد (جستجو شدن)(Search)
• سطح امنیت اسناد و نحوه مدیریت سطوح دسترسی(Security)
• امکانات تهیه نسخ پشتیبان و مدیریت بحران(Backup and Disaster Recovery)
• توانایی ایجاد قابلیت استناد حقوقی و قضایی روی اسناد (Record Management)
• نحوه آرشیو کردن اسناد (Archiving)
• نحوه دسترسی به اسناد و توزیع آنها (Retrieval)
• امکانات گردش کار روی اسناد(Workflows)
•  امکانات ردیابی دسترسی به اسناد (Tracking)
• امکانات انجام فعالیتهای تعاملی روی اسناد (Collaboration)

امکانات مدیریت اسناد در شیرپوینت:

·         امکانات تولید، ذخیره و بروزرسانی

·         نسخه بندی

·         گروه بندی

·         تعیین سطوح دسترسی روی اسناد یا گروهی از اسناد

·         نگهداری سوابق اسناد

·         نگهداری نسخه های انتشار داده شده

·         نمایش وضعیت

·         نمایش تغییرات

·         تائید و رد انتشار

·         افزودن فیلدها و سایر مشخصات دلخواه

·         افزودن ضمائم

·         مشاهده پیش نویس

·         ویرایش اسناد در محیط های آفیس و سایر ابزارهای وابسته

·         تحویل گرفتن اسناد هنگام ویرایش (‌موجب جلوگیری از تداخل در ویرایش توسط چند کاربر می شود) (Check out)

·         انتقال اسناد و مدارک از سایر ابزارها

·         مرتب سازی و مدیریت نحوه نمایش ها و ارائه ها به کاربران

·         همچنین سایر امکانات مورد نیاز جهت مدیریت اسناد و مدارک را در اختیار شما خواهد گذاشت.