پورتال سازمانی چیست ؟

پورتال سازمانی به درگاه واحد از لحاظ دسترسی و یک محیط قابل توسعه و یکپارچه، جهت ارائه خدمات و اطلاعات سازمان به مشتریان، شرکای تجاری و سایر کاربران از طریق ایجاد بسترهای لازم جهت مدیریت اطلاعات و خدمات بصورت توزیع شده، ایجاد محیط های مشارکتی و همکاری و سایر امکانات و ابزار اطلاق می شود.

 

انواع پورتال :

1.       داخلی (intranet) که مدیریت محتوی سازمانی، ارتباطات درون سازمانی و کارگروهی را سامان می‌دهد.

2.       خارجی  (extranet)که به ارتباط سازمان با سایر همکاران و شرکای تجاری می‌پردازد.

3.       اینترنتی (internet)که برای ارتباط سازمان با مشتریان بکار برده می‌شود.

 

هدف و ضرورت ایجاد پورتال :

با گسترش نیازها، استفاده از ابزار جدید که بتواند زیرساختهای لازم جهت مدیریت اطلاعات سازمانی و همچنین انجام تعاملات و تبادلات الکترونیکی اطلاعات، با رویکرد ایجاد زمینه لازم برای دسترسی آسانتر و امن تر و نیز توسعه گردش و دسترسی نظام مند اطلاعات درون سازمان ضروری میباشد .

هدف از استقرار پورتال در مرحله نخست توسعه  بسترهای مناسب در اینترانت سازمانهاست تا بدینوسیله بتوان در یک محیط امن، مدیریت اطلاعات از طراحی ساختار اطلاعاتی سازمان و تعریف ساختار دسترسی به اطلاعات و همچنین تعیین نظام اطلاعاتی سازمان تا تولید، توزیع و بروزرسانی اطلاعات توسط مسوولین مربوطه، که روش مدیریت اطلاعات غیر متمرکز و تفویض شده را به ارمغان می آورد مورد نظر می باشد .در مرحله دوم در نظر است این محیط بعنوان یک بستر جهت یکپارچه سازی دسترسی به اطلاعات سازمانی از مستندات گرفته تا دسترسی به اطلاعات سیستمهای اطلاعاتی قابل اتصال به پورتال مورد استفاده واقع گردد.از دیگر اهداف راه اندازی پورتال استقرار محیط های لازم جهت انجام تعامل و تبادلات الکترونیکی اطلاعات در داخل و خارج سازمان می باشد.

از دیگر مزایای توسعه پورتال استفاده از امکانات آن جهت ایجاد محیط های لازم جهت انجام تعامل و تبادلات الکترونیکی اطلاعات در داخل و خارج سازمان می باشد.همچنین در آینده با توجه به بهبود امنیت و امکانات داخلی می توان سایت اینترنت سازمان را روی پورتال سازمان مستقر نمود و پورتال سازمان بعنوان یک محیط قدرتمند، درگاه واحد تعامل اطلاعاتی سازمان با کاربرانش شامل پرسنل سازمان و شرکتهای تحت پوشش و سایر کاربران مورد استفاده واقع گردد.

در این میان نیاز به وجود یک درگاه واحد با کاربری ساده جهت دست یابی به اطلاعات در سطح سازمان به شدت احساس می شود.در حقیقت یک پورتال سازمانی ابزاری برای دستیابی مدیریت شده و مناسب آن سازمان به اطلاعاتش و سرویسهای آن سازمان می باشد.

 با توجه به رشد روزافزون سیستمهای اطلاعاتی و ضرورت ارتباطات متقابل با ذینفعان و در عین نیاز به فراهم سازی برخی امکانات فنی برای تسهیل در تعامل و تسریع در انتقال اطلاعات استفاده از یک ابزار قوی تر اجتناب ناپذیر می نماید.محدودیتهای فعلی را بطور خلاصه می توان به شرح زیر فهرست نمود:

 1.       ضعف در مدیریت اطلاعات و مدیریت محتوی (Content Management System)CMS .

2.       عدم وجود قابلیت دسترسی به مجموعه اطلاعات مجاز یک کاربر با یک حساب کاربری (Single Sign On)SSO این محدودیت که بسیار مهم و قابل توجه است منجر به تعیین نام کاربری و کلمه عبور متفاوت برای یک کاربر جهت دسترسی به اطلاعات یا سیستمهای اطلاعاتی که برای وی مجاز شناسایی گردیده می شود.

3.       خدمات مربوط به فرمهای گردش کار

به لحاظ عدم وجود این امکان در حال حاضر بسیاری از امور که می تواند از طریق گردش الکترونیکی یک فرم در ایستگاههای مختلف کنترلی به انجام برسد بصورت دستی و فیزیکی صورت می پذیرد که نمونه آن فرم درخواست مرخصی و ماموریت و نظایر آن می باشد.

4.       عدم امکان انجام کارهای تیمی و گروهی

5.       محیطهای با قابلیت توسعه بسیار محدود

6.       مشکل در نگهداری و پشتیبانی ابزار مدیریت محتوی آن

7.       عدم امکان یکپارچه سازی آن با دیگر سیستمهای اطلاعاتی

8.       عدم وجود امکانات پورتالی در آن و محدودیت در راه اندازی آنها

9.       ضعف در مدیریت اسناد سازمانی

10.   ضعف در جستجوی اطلاعات

11.   عدم امکان استفاده از آن بعنوان یک بستر زیرساختی برای استقرار سایر سیستمها و ابزارها

12.   و.....

 

 

علل شكست راه حل ها :

با توجه به مطالب عنوان شده راه حل هاي متفاوتي براي مرتفع ساختن مشكلات مذكور و همچنين ارتقاء تعاملات الكترونيكي در يك سازمان يا يك شركت وجود دارد.اما هميشه نكات مهمي در پشت صحنه وجود دارد كه باعث شكست و يا ناكارآمد شدن اين راه حل ها مي شود.جهت توسعه راهكارهاي جامع توجه به موارد زير ضروري بنظر مي رسد:

·         وجود شركتهايي كه خدمات پشتيباني را ارائه نمايند

·         امكان توسعه بستر يا راه حل ارائه شده

·         ميزان شخصي سازي و سفارشي سازي

·         انحصاري بودن

·         ميزان وابستگي به تكنولوژي ارائه شده

·         گستردگي متخصصين در حوزه مربوطه

·         وجود راهنما

·         ميزان برقراري ارتباط و تعامل با ساير بسترها و راه حل ها

·         ميزان فراگيري

·         وجود راهنما و راه حل براي مشكلات بوجود آمده

·         وابستگي به مجوز يا ليسانس شركت خاص

·         هزينه و قيمتهاي تحميل شونده

·         محدوديتهاي بومي سازي و فارسي سازي

·         ساير موارد