با توجه به گستردگی امکاناتی که ابزار شیرپوینت در اختیار سازمانها قرار می دهد و همچنین در نظر گرفتن نیازهای سازمان و هم راستایی با استراتژی فناوری اطلاعات و به تبع آن استراتژی سازمان، یک برنامه ریزی جامع نیاز است تا بتوان در فازهای کوچک و قابل اجرایی، ضمن فرهنگ سازی و ارائه آموزشهای لازم، سازمان را در جهت توسعه ارتباطات الکترونیکی ارتقاء داد.
در این راستا خدماتی که توسط شرکت توسعه گران عصر اطلاعات در قالب پروژه های بزرگ قابل ارائه می باشد به شرح زیر می باشد:
ابتدا لازم به توضیح است که ابزارهای قدرتمندی چون پورتال مایکروسافت با هدف توسعه فرآیندهای مدیریت اطلاعات در سازمانها بعنوان یک بستر جهت دستیابی به اهداف والاتری در استفاده از اطلاعات بکار گرفته می شوند تا سازمانها بتوانند با اتکاء به این ابزارها و بسترها، نیازهای خود را در استفاده از فناوری اطلاعات هدفمند نموده و نه فقط در سطح استفاده از ابزار جهت مدیریت محتوی بلکه در سطوح مدیریتی از اطلاعات بعنوان خوراک تصمیم سازی و تصمیم گیری استفاده نمایند.
لذا واضح است راه اندازی ابزارهای بستر ساز باید در جهت بکارگیری آنها بعنوان فراهم سازی محیط های MIS MRS , DSS ی باشد.در این راستا شرکت توسعه گران عصر اطلاعات با هدف گیری فراهم سازی این بسترها در سازمانها آماده ارائه خدمات مشاوره ، نظارت پروژه و یا اجرای آنها می باشد و به همین دلیل پیشنهاد ما بعنوان مشاور به سازمانها جهت استقرار پورتال، در بدو امر تهیه مستندات شناخت از نیازهای واقعی سازمان می باشد و خوب است قبل از شروع و استقرار پورتال نیازسنجی اولیه و فاز شناخت انجام شود و سپس استقرار پورتال با توجه به آن نیازها انجام شود.شناخت نیازها آنقدر اهمیت دارد بطوریکه روی نیازمندیهای سخت افزاری استقرار پورتال گرفته تا راه اندازی سرویسهای نهایی موثر است.
پس از تهیه مستندات شناخت بعنوان RFP به شرکتهای مجری ارائه خواهد شد.البته آن چیزی که در این ابزار و یا ابزارهای مشابه با اندازه Enterprise واضح است دانش مورد نیاز برای استقرار آنهاست و نباید به نصب و راه اندازی این ابزارها کفایت نمود چرا که اهداف سازمان برآورده نخواهد شد.
اجرای پروژه پورتال در بستر شیرپوینت در فازهای زیر به شرح زیر در نظر گرفته می شود :
1. فاز اول پروژه استقرار شیرپوینت و راه اندازی امکانات اولیه
2. فاز دوم راه اندازی امکانات پیشرفته
3. فاز سوم توسعه ابزار با توجه به نیاز سازمان و توسعه سیستمهای مورد نیاز در این بستر
4. استقرار ابزارهای مبتنی بر شیرپوینت (SharePoint Products) مانند EPM , CRM و ...
موارد قابل انجام در پروژه شیرپوینت پورتال:
1- نصب و استقرارMicrosoft Office SharePoint Server به عنوان یک سیستم مدیریت محتوا جهت پیاده سازی اینترانت داخلی با امکانات پیشرفته و استاندارد.
1-2- انجام تنظیمات شبکه و FARM.
1-3- آموزش راهبری محصول
1-4- ایجاد امکانات فارسی (محیط فارسی و تقویم فارسی) .
1-5- ایجادامکان فرآیند تولید، تایید و انتشار محتوا با سطوح دسترسی تعریف شده .
1-6- راهاندازی ابزارهایی نظیر اخبار، خبرنامه، نظرسنجی، انتخابات، گالری تصاویر، اطلاعیهها، فرمساز، جستجوی کامل در اطلاعات پورتال، گزارشهای آماری.
1-7- امکان ایجاد Sub Portal به تعداد نامحدود .
1-8- امکان مدیریت غیر متمرکز اطلاعات توسط نمایندگان کارفرما .
1-9- امکان جستجو در کل پورتال و پورتال های زیر مجموعه .
1-10- شخصی سازی (MY Page , Personalization). کاربران می توانند محیط شخصی برای خود ایجاد نمایند و در این محیط شخصی به مدیریت فایلها، سیستمهای قابل دسترس و اطلاعات شخصی خود بپردازند.
2- دسترسی واحد یا ( SSO( Single Sign On :
2-1- امکان تعیین هویت یک پارچه جهت دسترسی به پورتال .
2-2- امکان دسترسی واحد به سیستمهای قابل اتصال به پورتال.
2-3- امکان تهیه یک استاندارد جهت اتصال و دسترسی واحد سیستمهای جدید به پورتال جهت ارائه به پیمانکاران یا توسعه دهندگان سیستمهای آتی.
توضیح: در ایجاد دسترسی واحد، Authentication به منظورتعیین هویت کاربران جهت ورود به هریک از سیستمهای موجود در شبکه سازمان وایجاد یک بسترمناسب یکپارچه ورودی به پورتال سازمانی داخلی سازمان انجام خواهد شد .( البته واضح است Authorization به منظور اعطای دسترسی ها توسط خود سیستمها انجام خواهد شد.
3- امنیت (امن سازی محیط پورتال از دسترسی های غیر مجاز) .
4- امکانات ایجاد فضاهای اکسترانتی جهت دسترسی بیرونی ( از طریق اینترنت) .
5- امکانات انجام همکاریهای سازمانی (Collaboration) ( نظیر سایت پروژهها، اشتراک مستندات، فضای بحثگروهی ).
6- توسعه زیرسیستمهای سازمانی در بستر پورتال
7- راه اندازی گردش کار و استفاده از WorkFlow جهت گردش فرم های الکترونیکی در سازمان
8- استقرار و راه اندازی سیستمهای گزارشی جهت ارائه گزارشهای مدیریتی و پشتیبان تصمیم گیری در سطح کلان جهت مدیران ارشد
گرو های اطلاعاتی مختلف در سازمان بر اساس تیم های کاری مختلف شکل می گیرد و کاربران می توانند با استفاده از امکانات بسیار وسیع WSS 3.0 فایلها، اطلاعات و مستندات خود را با دیگر کاربران به اشتراک گذارند.
مساله بسیار مهم در اشتراک گذاری اطلاعات این است که سطوح و حقوق دسترسی تا جزئی ترین شکل خود قابل پیاده سازی است. به این معنی که سرپرستان پورتال می توانند برای کاربرانی که اجازه تغییر در محتویات پورتال را دارند (contributors) حقوق و دسترسی را به گونه ای تعریف کنند که این کاربران به راحتی بتوانند به فایلها و کلیه مستندات مجاز دسترسی داشته و امکان ویرایش و اصلاح آن را داشته باشند.
9- امکان مدیریت اسناد الکترونیکی و نسخه بندی آنها .
از امکانات بسیار چشمگیر و مفید در این بخش می توان به امکان Check-in و Check-out در هنگام استفاده از فایلها اشاره نمود. این امکان کمک می کند تا مشکل versioning در سازمان حل شده و دیگر کاربران و سرپرستان نگران تعدد نسخه های مختلف از یک فایل و اصلاحات انجام شده در هر نسخه نباشند.
10- نصب و راه اندازی نسخه WSS 3.0 Mobile Workspace.
مشاهده صفحات مختلف پورتال سازمان از طریق گوشی تلفن همراه می باشد. به این معنی که کاربران می توانند از طریق مرورگر تلفن همراه همانند مرورگر کامپیوتر شخصی خود به اطلاعات پورتال سازمان دسترسی داشته باشند.
11- ارسال اطلاعات مورد نظر مدیر پورتال بر روی موبایل کاربران از طریق SMS (شامل خلاصه اعلانات و اطلاعیه ها و اخبار کوتاه) .
12- کار با محصولات Microsoft Office در محیط پورتال خصوصا Outlook جهت ارائه امکانات آن درمحیط وب (مدیریت تقویم و ملاقاتها و تماسها و ایمیل های کاربران) .
13- امکان تهیه نسخ پشتیبان از اطلاعات پورتال .
14- ارائه مستندات پیاده سازی و اجرای پورتال .
15- ارائه راهنمای کاربری جهت کاربران پورتال و راهنمای راهبری سیستم جهت سرپرستان پورتال .
توضیح : همچنین با توجه به امکانات اتصال پورتال با محصولات آفیس می توان به موارد زیر اشاره نمود:
|
Open and Save from File menu |
Excel, FrontPage, InfoPath, Microsoft Project, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher, Visio, Word |
|
Shared Workspace task pane |
Excel, Microsoft Project, OneNote, PowerPoint, Visio, Word |
|
Create shared attachment |
Outlook |
|
Synchronize calendar and contact list sites |
Outlook |
|
Document updates for shared attachments |
Excel, PowerPoint, Visio, Word |
|
Automatically collect metadata |
Word, Excel, PowerPoint |
|
Check-in / check-out |
Word, Excel, PowerPoint |
|
Version Tracking |
Word, Excel, PowerPoint |
|
Store inline discussions on the server |
Word, Excel, PowerPoint |
|
Import SharePoint list as data |
Excel, Access |
|
Export data as SharePoint list |
Excel, Access |
مراحل انجام کار:
· آماده سازی بستر نرم افزاری شبکه از قبیل Active Directory و نصب نرم افزارهاي پيش نياز
· آماده سازی بستر گفتگوی درون سازمانی با ابزار Microsoft Communicator
· نصب Microsoft SharePoint 2007 (هر دو نسخه MOSS 2007 و WSS v3.0) به صورت کاملا فارسی و با تاریخ هجری شمسی
· نصب Microsoft SharePoint 2003 (هر دو نسخه پورتال و Services) به صورت کاملا فارسی و با تاریخ هجری شمسی
· بومی سازی Microsoft SharePoint بر حسب نیاز و خواسته شما و منطبق بر معماری دانش سازمانی شما
· آموزش کاربری و مدیریت Microsoft SharePoint
· آموزش برنامه نویسی در محیط Microsoft SharePoint
· ارایه مستندات راهنمای کاربری و مدیریت Microsoft SharePoint به صورت کاملا فارسی
· آماده سازی بستر پست الکترونیک سازمان (Microsoft Exchange)
· راه اندازی بستر مدیریت پروژه EPM و Microsoft Project Server 2007
· راه اندازی سرور Microsoft CRMو Microsoft BizTalk Server
ویژگیهایی فارسی ساز شیرپوینت :
- ترجمه کامل متون استفاده شده در اینترفیس کاربری و مدیریتی محصولات مایکروسافت شیرپوینت
- پشتیبانی از تقویم هجری شمسی در نمایش تاریخ ها، ماژول Date Picker و ماژول Calendar View (یا همان تقویم) و در تمامی قسمت های مایکروسافت شیرپوینت
- پشتیبانی از هر دو تقویم هچری شمسی، هجری قمری و همچنین سایر تقویم های تعبیه شده در محصول مایکروسافت. توجه گردد برخی از محصولات فارسی ساز، تقویم هجری قمری را حذف نموده و هجری شمسی را جایگزین آن نموده اند، اما در این محصول، تقویم هجری قمری نیز موجود بوده و جایگزینی انجام نشده است.
- بسته فارسی ساز، بر اساس "استاندارد بسته های زبان (Language Template Pack) مایکروسافت " ایجاد شده است. بنابراین فارسی سازی، مشکلی در کارایی و پایداری محصول ایجاد نکرده و تاثیری در کاهش سرعت آن ندارد .
- سعی شده است در ترجمه متون، نهایت دقت رعایت شود. در اکثر اوقات سعی شده است به جای تاکید بر ترجمه همه کلمات، از کلمات رایج فارسی و کلمات عادی شده انگلیسی برای فارسی زبانان استفاده شود. فارسی سازی شامل کلیه قسمت های شیرپوینت بوده و بخش های کاربری و بخش های مدیریتی و ادمین را شامل می شوند. اما این امکان نیز وجود دارد که بخش ادمین بدون ترجمه و با زبان انگلیسی ارایه گردد (برخی از کاربران حرفه ای، برای بخش های ادمین؛ اینترفیس انگلیسی را ترجیح می دهند).
بسته فارسی ساز ، شامل دو بخش عمده ترجمه متون، و تقویم هجری شمسی است. امکان ارایه هر یک از بخش های ترجمه متون و تقویم به صورت مجزا نیز وجود دارد.